Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Herz- und Seelenstimme e.V.
Hohlgasse 5, 66839 Schmelz
Vertretungsberechtigter Vorstand: Louisa Yalden
E-Mail: herz-und-seelenstimme@tutamail.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt nur nach Einwilligung der Nutzer oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet wird.

3. Kontaktformular & E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie ggf. Ihr Interesse an bestimmten Angeboten) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sind Pflichtangaben, damit wir Ihnen antworten können; alle anderen Angaben sind freiwillig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 3 Jahren.

Wenn Sie das Kontaktformular absenden, werden Ihre Eingaben über den Server unseres Hosting-Anbieters (siehe Abschnitt „Hosting“) per E-Mail an uns weitergeleitet. Auf der Website selbst werden die Daten nicht dauerhaft gespeichert. Ausnahme: Wenn Sie ankreuzen, dass Sie über neue Termine, Workshops und Angebote informiert werden möchten, speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse in einer nicht öffentlich zugänglichen Liste auf diesem Server (siehe Abschnitt 5). Ein verstecktes Feld im Formular dient allein dem Schutz vor automatisiertem Spam; dabei werden keine zusätzlichen Daten über Sie erhoben. Bitte beachten Sie, dass E-Mails unverschlüsselt übertragen werden können; senden Sie uns deshalb keine besonders vertraulichen Informationen.

4. Anmeldung zum Weihnachtssingen (Projektchor)

Wenn Sie sich über das Anmeldeformular zum Schmelzer Weihnachtssingen anmelden, verarbeiten wir die folgenden Daten: vollständiger Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Anschrift (Straße, PLZ, Ort), optional Telefonnummer, Stimmlage, Interesse an einem Solo und Anmerkungen sowie Ihre Antwort zur Foto- und Videoeinwilligung und ob Sie über kommende Projekte informiert werden möchten. Bei Teilnehmern unter 18 Jahren erheben wir zusätzlich Name und Einverständnis der bzw. des Erziehungsberechtigten, die bzw. der auch Rechnungsempfänger ist. Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Anschrift sind Pflichtangaben, ohne die wir die Anmeldung nicht bearbeiten und keine Rechnung stellen können; alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Zweck der Verarbeitung ist die Organisation und Durchführung des Projektchors, die Berechnung des Teilnahmebeitrags (das Geburtsdatum dient der Einordnung als Kind bzw. Erwachsener zum ersten Probentermin sowie dem Jugendschutz), die Erstellung und der Versand der Rechnung, die Zuordnung eingehender Zahlungen sowie die Kommunikation mit Ihnen.

Nach dem Absenden erhalten Sie per E-Mail eine Bestätigung mit Rechnung und Bankverbindung. Der Verein wird per E-Mail über die neue Anmeldung informiert; die Rechnung wird zusätzlich im geschützten Verwaltungsbereich auf dem Server des Hosting-Anbieters abgelegt, weil sie aufbewahrt werden muss. Die Rechnung enthält Ihren Namen bzw. den der Rechnungsempfängerin oder des Rechnungsempfängers sowie die Anschrift. Wenn Sie den Beitrag überweisen, verarbeitet Ihr Kreditinstitut die Zahlungsdaten; unser Kreditinstitut sieht Ihren Namen und den Verwendungszweck.

Ermäßigung: Wenn Sie uns mitteilen, dass Ihnen der Beitrag schwerfällt, verwenden wir diese Angaben vertraulich und ausschließlich, um gemeinsam mit Ihnen eine Lösung zu finden. Ein vereinbarter abweichender Betrag wird zusammen mit Ihrer Anmeldung gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Teilnahme bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen). Die Foto- und Videoeinwilligung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie ist freiwillig und muss im Formular mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden; die Antwort „Nein“ hat keine Nachteile für die Teilnahme. Bei Minderjährigen entscheiden die Erziehungsberechtigten. Wir verwenden Aufnahmen, auf denen Sie (bzw. Ihr Kind) zu sehen sind, nur zur Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, etwa auf der Website oder in sozialen Medien. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an herz-und-seelenstimme@tutamail.com widerrufen; wir entfernen dann Aufnahmen aus unseren eigenen Kanälen, soweit uns das möglich ist.

Speicherung und Empfänger: Die Anmeldung wird über den Server unseres Hosting-Anbieters (siehe Abschnitt „Hosting“) per E-Mail an uns übermittelt und zusätzlich in einer nicht öffentlich zugänglichen Teilnehmerliste auf diesem Server gespeichert. Auf die Liste hat nur der Vorstand Zugriff, geschützt durch ein Passwort. In der Liste vermerken wir auch, ob der Beitrag bezahlt wurde. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

Speicherdauer: Ihre Anmeldedaten löschen wir spätestens drei Monate nach dem Auftritt. Wenn Sie Ihre Anmeldung stornieren, entfernen wir Sie sofort aus der Teilnehmerliste. Haben Sie eingewilligt, über kommende Projekte informiert zu werden, bleiben Sie mit den in Abschnitt 5 genannten Angaben auf dieser Liste, bis Sie widerrufen. Aufbewahrt wird danach nur noch die Rechnung (Name, Anschrift, Betrag) in der Buchhaltung des Vereins, weil wir als Verein gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Sobald diese gesetzliche Pflicht endet, wird auch die Rechnung gelöscht.

Warteliste: Sind alle Plätze vergeben, setzen wir Sie auf Ihren Wunsch mit dem Anmeldeformular auf eine Warteliste. Dafür speichern wir Name, Geburtsdatum, bei Kindern den Namen der Erziehungsberechtigten, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (falls angegeben) und schicken Ihnen eine E-Mail, sobald ein Platz frei wird. Die übrigen Angaben aus dem Formular speichern wir dafür nicht. Melden Sie sich an, entfernen wir Sie von der Warteliste. Ansonsten löschen wir die Warteliste spätestens nach dem Auftritt. Sie können sich jederzeit per E-Mail von der Warteliste streichen lassen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfrage zur Teilnahme).

5. Informationen zu Terminen & Angeboten

Wenn Sie sich über das Newsletter-Formular auf der Startseite („Immer auf dem Laufenden“, nur Vorname und E-Mail-Adresse) eintragen, im Kontaktformular ankreuzen, dass Sie über neue Termine, Workshops und Angebote informiert werden möchten, oder uns per E-Mail darum bitten, verwenden wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich, um Sie über Vereinsangebote, Termine und Veranstaltungen zu informieren. Das ist freiwillig. Wenn Sie sich über das Newsletter-Formular eintragen oder das Kästchen im Kontaktformular ankreuzen, schicken wir Ihnen zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst wenn Sie darauf klicken, tragen wir Sie in eine nicht öffentlich zugängliche Liste auf dem Server unseres Hosting-Anbieters ein, auf die nur der Vorstand mit Passwort Zugriff hat. Bis dahin merken wir Name, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Anfrage vor; unbestätigte Anfragen löschen wir nach 30 Tagen. Die Daten bleiben gespeichert, bis Sie die Einwilligung widerrufen. Am Ende unserer Mails finden Sie dafür auch einen Link, mit dem Sie sich mit einem Klick abmelden können.

Das Gleiche gilt, wenn Sie bei der Anmeldung zum Weihnachtssingen ankreuzen, dass Sie über kommende Projekte informiert werden möchten, bei denen Sie (bzw. Ihr Kind) mitmachen können. Das Kästchen ist nicht vorausgewählt; ohne Haken hat das keine Nachteile für die Anmeldung. Für diesen Zweck führen wir eine eigene Liste mit Name, Geburtsdatum, bei Kindern dem Namen der Erziehungsberechtigten, Telefonnummer (falls angegeben), E-Mail-Adresse und dem Projekt, zu dem Sie sich angemeldet hatten. Das Geburtsdatum hilft uns, Ihnen zum Alter passende Projekte anzubieten. Diese Angaben behalten wir auch nach dem Löschen der übrigen Anmeldedaten (siehe Abschnitt 4), bis Sie die Einwilligung widerrufen oder der Verein keine solchen Projekte mehr anbietet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine E-Mail an herz-und-seelenstimme@tutamail.com senden.

6. Hosting

Diese Website wird gehostet von checkdomain GmbH, Große Burgstraße 27/29, 23552 Lübeck, Deutschland. Beim Besuch unserer Website erhebt und speichert der Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am stabilen und sicheren Betrieb der Website). Der Hosting-Anbieter hat seinen Sitz in Deutschland, eine Datenübermittlung in ein Drittland findet insoweit nicht statt. Auf dem Server des Hosting-Anbieters liegen auch die über das Kontakt- und das Anmeldeformular übermittelten Daten und die Teilnehmerliste (siehe Abschnitte 3 und 4). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von checkdomain unter checkdomain.de/agb/datenschutz.

7. Cookies & Reichweitenmessung

Unsere öffentlichen Seiten setzen keine Cookies und verwenden keine Dienste Dritter zur Reichweitenmessung oder Werbung. Um zu sehen, wie viele Menschen unsere Seiten besuchen, zählen wir die Aufrufe selbst auf unserem Server. Damit derselbe Besucher an einem Tag nur einmal gezählt wird, bilden wir aus IP-Adresse und Browserkennung zusammen mit einem täglich neu erzeugten Zufallswert eine verkürzte Prüfsumme. Die IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert, und die Prüfsumme wird nur für den jeweiligen Tag verwendet und danach gelöscht. Zusätzlich zählen wir, woher Besucher kommen: Dazu wird nur der Name der Website erfasst, auf der Sie auf einen Link zu uns geklickt haben (zum Beispiel „google.de“, ohne die genaue Adresse), oder ein Kennwort aus dem aufgerufenen Link (zum Beispiel „?von=flyer“ bei einem QR-Code). Übrig bleiben ausschließlich Zahlen pro Tag (Seitenaufrufe und Besucher je Bereich der Website, je Sprachfassung und je Herkunft); ein Rückschluss auf Ihre Person ist damit nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse daran, die Nutzung unseres Angebots zu verstehen). Im passwortgeschützten internen Bereich, den nur der Vorstand nutzt, wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es hält die Anmeldung für die Dauer des Besuchs aufrecht und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Außerdem wird dort ein Cookie gesetzt, das sich merkt, dass Besuche von diesem Gerät nicht mitgezählt werden; es enthält keine persönlichen Daten und läuft nach zwei Jahren ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 TDDDG.

8. Externe Dienste & Links

Schriftarten (Playfair Display, Outfit) und Symbole (Lucide) liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort geladen. Beim Aufruf der Website wird dafür keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google oder Content Delivery Networks) aufgebaut, und es werden keine Daten an solche Anbieter übertragen.

Zudem enthält diese Website Links zu externen Diensten (Instagram, Facebook, WhatsApp, Telegram, YouTube und Google). Beim Anklicken dieser Links verlassen Sie unsere Website. Für die Inhalte und Datenschutzpraktiken dieser externen Anbieter sind wir nicht verantwortlich. Bitte beachten Sie die jeweiligen Datenschutzerklärungen der Anbieter.

9. Unsere Auftritte in sozialen Netzwerken und auf Online-Plattformen

Wir sind auf mehreren Plattformen vertreten, um über unseren Verein, unsere Angebote und Auftritte zu informieren und mit Interessierten in Kontakt zu kommen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn Sie unsere Profile besuchen, verarbeiten die jeweiligen Anbieter personenbezogene Daten von Ihnen, zum Beispiel Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Gerät und Ihr Nutzungsverhalten. Das kann auch geschehen, wenn Sie bei der Plattform kein Konto haben oder nicht angemeldet sind. Darauf haben wir keinen Einfluss. Welche Daten die Anbieter zu welchen Zwecken verarbeiten, steht in deren Datenschutzerklärungen (siehe unten). Einige Anbieter übermitteln Daten auch in die USA; sie stützen sich dabei auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wenn Sie uns über eine Plattform eine Nachricht schreiben oder einen Beitrag kommentieren, sehen wir Ihren Namen bzw. Nutzernamen und Ihre Nachricht. Wir nutzen diese Angaben nur, um Ihnen zu antworten.

Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) können Sie sowohl gegenüber dem jeweiligen Anbieter als auch gegenüber uns geltend machen. Am wirksamsten ist die Anfrage direkt beim Anbieter, weil nur dieser Zugriff auf die Daten hat. Wenden Sie sich an uns (herz-und-seelenstimme@tutamail.com), leiten wir Ihr Anliegen weiter.

Verantwortlich für unsere Profile: Herz- und Seelenstimme e.V., Hohlgasse 5, 66839 Schmelz.

Instagram und Facebook

Profil bei Instagram: instagram.com/herzundseelenstimme
Seite bei Facebook: facebook.com/HerzundSeelenstimme

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Datenschutzrichtlinien: privacycenter.instagram.com/policy (Instagram) und facebook.com/privacy/policy (Facebook).

Meta stellt uns Statistiken zu unseren Profilen zur Verfügung (zum Beispiel, wie viele Personen unsere Beiträge gesehen haben). Diese erhalten wir nur zusammengefasst, ohne dass wir einzelne Personen erkennen können. Für die Verarbeitung dieser Statistikdaten sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu finden Sie hier. Meta übernimmt danach die Hauptverantwortung und die Erfüllung Ihrer Rechte.

WhatsApp-Kanal

Unser Kanal: whatsapp.com/channel/…

Anbieter: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Datenschutzrichtlinie: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Unser WhatsApp-Kanal ist ein reiner Informationskanal. Wer ihn abonniert, sieht unsere Telefonnummer nicht, und wir sehen die Telefonnummern der Abonnenten nicht. Wir sehen nur, wie viele Personen den Kanal abonniert haben und wie oft auf Beiträge reagiert wurde.

Telegram

Kanal bei Telegram: t.me/HerzundSeelenstimme

Anbieter: Telegram Messenger Inc. bzw. Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate. Vertreter in der EU nach Art. 27 DSGVO: European Data Protection Office (EDPO), Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Brüssel, Belgien. Datenschutzerklärung: telegram.org/privacy

In unserem Telegram-Kanal veröffentlichen nur wir Beiträge, Kommentare unter den Beiträgen sind nicht möglich. Sie können uns aber über die Funktion „Direktnachrichten“ des Kanals schreiben. Dabei sehen wir Ihren Telegram-Namen, Ihr Profilbild und den Inhalt Ihrer Nachricht, nicht aber Ihre Telefonnummer, und wir antworten im Namen des Kanals. Wir nutzen Ihre Nachricht nur, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei Fragen zur Teilnahme an unseren Angeboten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und löschen den Verlauf, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Direktnachrichten in Kanälen sind bei Telegram nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt; bitte schicken Sie uns darüber keine sensiblen Daten.

Wenn Sie den Kanal abonnieren, können wir als Betreiber Ihren Telegram-Namen und Ihr Profilbild in der Abonnentenliste sehen, nicht aber Ihre Telefonnummer. Andere Abonnenten sehen nicht, wer den Kanal abonniert hat. Reaktionen auf Beiträge sind für uns nur als Anzahl sichtbar. Telegram stellt uns außerdem zusammengefasste Statistiken zur Verfügung (zum Beispiel, wie oft ein Beitrag angesehen wurde), ohne dass wir einzelne Personen erkennen können. Nach Angaben von Telegram werden die Daten von Nutzern aus der EU in Rechenzentren in den Niederlanden gespeichert. Telegram hat seinen Sitz außerhalb der EU; für die Vereinigten Arabischen Emirate gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Google-Unternehmensprofil und YouTube

Unser Profil bei Google: share.google/MYWfINzIdbyqMDexn

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy

Google stellt uns zusammengefasste Statistiken zu unserem Unternehmensprofil und unserem YouTube-Kanal zur Verfügung (zum Beispiel Aufrufe und Suchanfragen), ohne dass wir einzelne Personen erkennen können. Bewertungen, die Sie bei Google schreiben, sind öffentlich und mit Ihrem Google-Namen sichtbar.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: herz-und-seelenstimme@tutamail.com

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde im Saarland ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland (UDS).

11. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand November 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher Anforderungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.